Zvýšení finanční kontroly, zlepšení služeb při snížení nákladů

Kofax MarkView for Accounts Payable poskytuje účetním on-line náhled na každou fakturu v průběhu celého zpracování - až po schválení a platbu. Faktury vstupují do ERP systému v den kdy byly obdrženy od dodavatele. Díky preciznímu systému vstupu informací, jejich sledování a reportování v ERP systému, je zajištěna eliminace dohadů na konci měsíce o položkách časového rozlišení. Jediné úložiště pro všechny faktury, související zálohy a přesně vedená historie zpracování zvyšuje možnosti finančních kontrol a zároveň výrazně snižuje riziko duplicitních plateb, přeplatků chyb či finančních podvodů.

S řešením Kofax MarkView for Account Payables je možné výrazně navýšit produktivitu zaměstnanců účetního oddělení. Nakládání s peněžními prostředky je optimalizováno díky tomu, že každá faktura je zpracována od samotného přijetí k proplacení s tím, že nastavená pravidla pomáhají vhodně načasovat platby, získávat slevy za včasné platby a naopak eliminovat penále za prodlení. Takto nastavená automatizace celého procesu snižuje společnosti náklady a zároveň navyšuje spokojenost dodavatelů. Plná integrace produktu Kofax MarkView do prostředí ERP systému znamená zápis všech relevantních informací pouze do jednoho systému, poskytujícího jediný přístup k informacím o zpracování.

Webové samoobslužné rozhraní pro dodavatele přináší okamžitou informaci o stavu plateb a zároveň umožňuje dodavatelům manuálně zadávat faktury do systému, převádět objednávky rovnou ve faktury atd. On-line přístup k informacím, spojených s účetním procesem, snižuje celkový čas a složitost zpracování.

---

Využití stávajícího ERP systému

Zpracování a následná zpráva všech fakturačních dat intuitivním způsobem umožňuje společnostem zjednodušit a automatizovat procure-to-pay procesy. Většina ERP systémů není v dnešní době plně využita díky tomu, že obchodní procesy, které s těmito nákladnými systémy spolupracují, nebyly optimalizovány. Stejný počet e-mailů, faxů a papírových dokumentů putuje podnikem tam a zpět i po samotném ukončení implementace ERP systému ve společnosti. Díky okamžitému zpracování všech fakturačních údajů po vstupu je možné dosáhnout skutečné řešení plné automatizace procesu zpracování účetních dokladů. Produkt Kofax MarkView je implementován ve stovkách organizací po celém světě a technologie tak neustále využívá zkušeností z účetních procesů různých organizací.

Kofax MarkView for Accounts Payables automatizuje zpracování PO (Purchase Order – faktury založené na objednávce) i non-PO (faktury bez vystavené objednávky) v účetní aplikaci. Řešení poskytuje veškeré fakturační údaje a nástroje k okamžitému vyřešení pozastavení faktury v manuálním procesu a ta je tak připravena pro finální schválení. Pokud je nutné poskytnout údaje o faktuře nebo objednávce, prostředí Kofax MarkView umožňuje okamžitý náhled a významně spoří čas účtaře, potřebný pro zpětné vyhledání těchto informací.

Pro faktury, které nejsou založené na objednávce, přináší řešení snadné nástroje na zaúčtování a schválení. Díky přímé integraci v samotném ERP systému produkt využívá bezpečnostních prvků a schvalovací hierarchie pro odeslání faktury k zodpovědnému business manažerovi ve formě e-mailu, s odkazem na samotný doklad. Ve chvíli, kdy manažer otevře obdržený odkaz, se faktura otevře ve webovém prohlížeči s možnostmi si ji prohlédnout, zaúčtovat a schválit. Kódy nákladových středisek, které mohou být často velmi dlouhé a obtížné na zapamatování, jsou nyní díky integraci s ERP systémem plně dostupné pro automatické zadávání. Pro schválení nebo zamítnutí faktury nyní manažer jednoduše přetáhne v prostředí webového prohlížeče příslušnou grafickou značku na elektronický obraz faktury.

---

Získejte snadný přístup k datům

Celkové řešení Kofax MarkView for Accounts Payable s robustní platformou pro zpracování dokumentů Kofax umožňuje zpracovat veškeré faktury nezávisle na jejich vstupním formátu. Systém vytěží fakturační data z různých zdrojů jako jsou papírové faktury, faktury ve formě přílohy v e-mailové zprávě, EDI, XML a dalších a umožní okamžité zpracování přes rozhraní tenkého klienta ve webovém prohlížeči - v podstatě stejným způsobem jako při zpracování papírových dokumentů. Business uživatelé mají k dispozici různé grafické nástroje pro použití přímo na elektronickém obrazu faktury, například elektronická lepítka, zvýrazňovače, poznámky a razítka. Webový přístup, i pro uživatele mimo účetní oddělení, umožňuje větší interakci mezi samotným oddělením a business uživateli. Ti mohou používat systém bez větších školení vzhledem k tomu, že je velmi intuitivní a nepoužívá složité formuláře a obrazovky k ovládání. Díky plné integraci produktu do prostředí ERP systému si stejně tak uživatelé ERP systému nemusejí zvykat na jiný software, jiné grafické rozhraní a celý proces zpracování faktury je konzistentní.