Kofax e-Transactions (KeT) je přídavná aplikace pro produkt Kofax Transformations Modules, která umožňuje elektronický přenos dokumentů prostřednictvím zabezpečeného e-mailu bez nutnosti tisku dokumentů a následného odesílání poštou. Na straně příjemce je tak eliminován i proces následného skenování a vytěžování dokumentů. Kofax e-Trasactions řešení umožňuje snadné propojení systémů dvou společností a urychlení obchodních procesů přímým zpracováním dokumentů v čase několika vteřin. Celý systém je velmi snadný na zavedení na straně jednotlivých dodavatelů společnosti.
Jednoduché použití
S využitím aplikace Kofax e-Transactions je možné dokumenty elektronicky doručit do obchodního procesu pouhým "tiskem" z jakékoliv Microsoft Windows aplikace. Zdarma aplikace KeT Sender zachytí požadované dokumenty přímo v tiskové frontě operačního systému a odesílá tyto dokumenty okamžitě zabezpečeným e-mailem do aplikace KeT Receiver. Z té pak dokumenty vstupují přímo do obchodního procesu, s využitím všech kontrolních mechanismů jako v případě zpracování dokumentů papírových.
Flexibilita
Kofax e-Transactions umožňuje odesílat jakýkoliv dokument elektronicky. Například dodavatel může odběrateli odesílat faktury elektronicky bez modifikace vlastního účetního softwaru. Stejným způsobem mohou být zpracovány objednávky a eliminovat například běžný způsob komunikace pomocí faxu nebo klasické poštovní zásilky. Kofax e-Transactions plně podporuje zpracování EDI a XML formátů v případě, kdy dodavatelé již mají tyto technologie zavedeny.
Nízké náklady řešení
V porovnání s ostatními metodami elektronické výměny dat je Kofax e-Transactions technologie velmi snadná na zavedení a proti např. EDI nenákladná na samotnou implementaci. Řešení elektronické výměny dokumentů je možné postupně rozšiřovat na více typů dokumentů a neustále tak navyšovat rychlost návratnosti investice.
Bezpečné řešení
Kofax e-Transactions využívá kombinaci symetrického a asymetrického šifrování pro zajištění bezpečného přenosu dat mezi odesílatelem a příjemcem dokumentu. Systém je plně vybaven možností opatřit dokumenty digitálním podpisem a časovým razítkem, legislativně vyžadovaných k uznaní originality dokumentu. Kofax e-Transactions zároveň poskytuje možnost okamžité notifikace odesílatele o dodání dokumentů, čímž je minimalizován počet telefonických dotazů na stav zpracování na straně dodavatele.
Jaké jsou hlavní výhody použití produktu Kofax e-Transactions?
Snížení nákladů na manipulaci s papírem a přepis dat
Třídění a příprava, následné skenování a přepis dat z papírových dokumentů představuje významnou část provozních nákladů společností, v průměru se udává až 5 korun na dokument. Kofax e-transactions umožňuje podnikům eliminovat tyto náklady díky elektronickému doručení dokumentů přímo do podnikových procesů. Souběžně s tím klesají také náklady na fyzickou archivaci dokumentů v případě, kdy legislativa umožňuje později neodesílat papírové originály dokumentů. V mnoha zemích střední Evropy, včetně České republiky, již legislativa umožňuje výměnu pouze elektronických dokumentů, v případě dodržení předpisů jako je časové razítko a digitální podpis autorizovaný nezávislou certifikační agenturou. Pro odesílatele dokumentu nevznikají žádné náklady na odesílání jednotlivých transakcí.
Rychlejší zpracování
Kofax e-Transactions poskytuje okamžité zpracování dokumentů elektronicky a umožňuje výrazně urychlit celkový obchodní proces. Díky tomu mohou být faktury předány rychleji k platbě, formuláře a další zákaznická dokumentace rychleji zpracovány a data poskytnuta pro pracovníky zákaznického servisu během několika minut, ne jak tomu bývá dnů.
Méně výjimek ve zpracování
Elektronické zpracování dokumentů znamená snížení počtu výjimek způsobených ztracenými dokumenty a vytvářením chyb při manuálním přepisu dat. Pokud jsou dokumenty při elektronickém přenosu shledány jako neúplné nebo samotný přenos selže, Kofax e-Transactions automaticky upozorní odesílatele, tak, aby mohl okamžitě reagovat a nastalou situaci opravit.
Následující popis uvádí některé příklady použití produktu Kofax e-Transactions
Zpracování faktur
Kofax e-Transactions představuje nejsnadnější způsob, jakým dodavatelé mohou odesílat své faktury k odběrateli bez nutnosti tisku a jejich zasílání poštou. Odběratel následně nemusí faktury skenovat a vytěžovat pomocí OCR nástrojů, díky tomu, že elektronickým přenosem obdrží přesná data rovnou do následného procesu zaúčtování. Na základě velmi snadného řešení a nenáročnosti implementace pro jednotlivé dodavatele je tak řešení dostupné i pro dodavatele s malým objemem faktur.
Výhody pro dodavatele:
- Okamžité doručení faktury – Možnost snížení doby splatnosti
- Bezpečné doručení faktury s automatickým potvrzením po dokončení přenosu na stranu odběratele – Bez ztráty dokladů
- Nízké provozní náklady – Žádné poplatky za jednotlivé transakce a aplikace KeT Sender zdarma
Výhody pro odběratele:
- Snadná a nenákladná implementace – Snadná instalace a konfigurace (na rozdíl od EDI)
- Jednotná platforma pro zpracování faktur od všech dodavatelů
- Zvýšená přesnost dat – Snížení zpracování problémů
- Nižší náklady na zpracování papírových dokumentů
- Méně ztracených dokladů
- Snížení nákladů na volání a přijímání hovorů – Méně komunikace s dodavateli na téma stavu zpracování faktur
Zpracování objednávek
Kofax e-Transactions je ideální náhradou tradičního využití faxu pro odesílání a přijímání objednávek. Řešení zajišťuje včasný a bezpečný příjem objednávek zároveň s automatickým přenosem vytěžených dat pro urychlení zpracování.
Výhody pro dodavatele:
- Bezpečný přenos s automatickým potvrzením o doručení – Bez ztráty objednávek
- Nízké provozní náklady – KeT Sender aplikace je zdarma
Výhody pro odběratele:
- Snížené náklady na vytěžování dat díky eliminaci potřeby vytěžování pomocí metody OCR – Zejména vytěžování z faxových obrazů je velmi obtížné u řádkových položek
- Zvýšená přesnost dat – Snížení zpracování problémů
- Snížené náklady na volání a přijímání hovorů – méně dotazů od dodavatelů
Finance a pojišťovnictví – Otevření účtu a podávání pohledávek
Kofax e-Transactions umožňuje jednotlivým agentům společností podávat žádosti a formuláře jménem svých klientů přímo do centra zpracování, bez nutnosti posílat faxové zprávy nebo e-maily s přílohami a poskytuje tak alternativu k drahým řešením extranet sítí a portálů
Mezi výhody patří:
- Snížené náklady na zadávání dat
- Nižší náklady na manipulaci s papírem
- Méně ztracených dokumentů
- Rychlejší zpracování
