Správa dokumentů – Spisová služba

Automatizace zpracování a archivace jakéhokoliv typu dokumentu umožňuje organizacím zvýšení efektivity v souladu s přísnými regulačními pravidly. skrýt…

Společnost INFOMATIC nabízí pro organizace působící na trhu energetiky, ale zároveň i pro jejich rozšířenou síť partnerů, efektivní, bezpečnou a robustní platformu pro zpracování a správu dokumentů a jejich obsahu. Dokumenty mohou obsahovat zákaznická data, smlouvy, reporty z prováděných bezpečnostních zkoušek a mnoho dalších záznamů, nákresů, pracovních výkazů, bezpečnostních certifikátů, zaměřovacích dokumentů a účetních dokladů.

Řešení nabízí možnost nasazení zpracování přímo do terénu kde jednotlivé dokumenty vznikají, zároveň ale i převod archivů do elektronické a snadněji použitelné podoby, s plnou integrací na dodávané řešení správy obsahu a informací nebo s propojením na již existující podnikové systémy a aplikace.

• Veškeré typy dokumentů - papír, fax, e-mail, elektronický soubor - mohou být zpracovány na stolních dokumentových skenerech, pomocí multifunkčních MFP zařízení nebo na vysokokapacitních skenerech, určených pro zpracování velkého objemu dokumentů v rámci organizace.
• Robustní řešení umožňuje zpracování od stovek po tisíce dokumentů za den a následnou operaci s dokumenty - ať už v prostředí centrálního zpracování nebo zpracování v rámci distribuované sítě.
• Prostřednictvím automatické klasifikace mohou být dokumenty přesměrovány na správné systémy a datová úložiště, a to rychle a bezpečně, v souladu s firemní politikou a zákonnými předpisy pro uchování záznamů a soukromých dat.
• Nabízené řešení obsahuje inteligentní zpracování dokumentů, schopné neustále zlepšovat úroveň automatického zpracování díky technologii učící se z právě zpracovávaných dokumentů. Relevantní informace tak lze získat jak ze strukturovaných(např. formulář), tak i nestrukturovaných(např. dopis od zákazníka) dokumentů a následně tyto dokumenty spolu s vytěženými informacemi směrovat do příslušných procesů pro zpracování a následných datových úložišť.
• Celý systém poskytuje velmi kvalitní monitorovací a statistické nástroje a dává tak organizacím možnost plně dohledat veškeré informace o průběhu zpracování daného dokumentu, například pro případ budoucího právního sporu.
• Řešení obsahuje desítky integračních konektorů pro různé systémy správy obsahu a nakládání s ním. Zároveň je architektura řešení otevřena pro vytvoření specifického propojení v případě využití podnikové aplikace „ušité na míru“.

Zlepšení zákaznického servisu a efektivity prodeje

Udržení stávajících zákazníků, získávání nových a zároveň snížení nákladů je ideální kombinací k dosažení větší efektivity prodeje. Tvrdá konkurence a nové spotřebitelské preference volají po větším zaměření na strategie získávání nových zákazníků, při udržení těch stávajících. skrýt…

Zákaznický servis je v boji s konkurencí, díky otevřené cenové politice a vyrovnaným cenám v rámci konkurence, vlastně jediným rozlišujícím faktorem. Společnost INFOMATIC nabízí své dlouholeté zkušenosti a řešení, přinášející společnostem revizi stávajících procesů a návrh s následnou implementací řešení, zajišťujícího automatizaci nebo optimalizaci provozu zákaznického servisu - zrychlením doby odezvy a zvýšením kvality poskytovaných služeb. Cílem těchto řešení je i snížení provozních nákladů, při rychlé návratnosti vložených investic.

• Řešení společnosti INFOMATIC, pro které využíváme špičkový software předních světových výrobců, umožňují konzistentní zpracování informací, použitých následně v oddělení zákaznického servisu.
• Řešení nabízí automatickou klasifikaci typů dokumentů a následné vytěžení a validaci dat. Takto vysoce kvalitní standardizované informace jsou následně velmi rychle dostupné jak pro interní zpracování, tak i pro okamžité použití pro zpětnou interakci se zákazníkem.
• Informace generované při komunikaci zákaznického servisu se zákazníky mohou být zaintegrovány do prodejních kampaní.
• Jednotná platforma pro zpracování informací a využití komunikačních kanálů pro zpětnou komunikaci se zákazníky je velmi výhodná z hlediska nákladů, díky snížení komplexnosti a nákladnosti zpracování a možnosti dostupnosti informací z různých míst v reálném čase.
• Plně automatizované zpracování informací umožňuje pracovníkům zákaznického centra vyřešit požadavky zákazníka hned při prvním kontaktu – mají veškeré informace ihned dostupné.
• Okamžitá plnohodnotná komunikace zajišťuje významné omezení počtu telefonátů na zákaznické centrum, tudíž zásadní snížení pracovní doby, kterou by jinak zaměstnanci zákaznického centra museli trávit rozhovory se zákazníkem.
• Softwarová platforma použitá pro výše zmíněný proces je snadno nastavitelná i na další procesy v organizaci jako jsou zpracování objednávek, spisová služba, zpracování faktur, správa smluv a pod. Rozšířením této platformy na další procesy získává prodejce větší standardizaci do obchodních procesů uvnitř organizace a dosahuje snadnější návratnosti investice.

Zpracování faktur a automatizace finančních procesů

Zpracování faktur a automatizace finančních procesů je jedním z nejdůležitějších procesů, přinášejícím společnostem významné urychlení obchodních transakcí při celkovém snížení nákladů. Řešení pro zpracování faktur zahrnují celkový proces od vstupu faktury do společnosti po proces schválení a finální platby účetního dokladu. skrýt…

Výrobci energie, provozovatelé inženýrských sítí a poskytovatelé služeb v energetice se musí umět vypořádat každodenně s obrovským množstvím faktur. Tyto faktury zároveň přicházejí do společnosti v různých formátech jako je fax, papír (tištěná, ale občas i ručně psaná forma) a pochopitelně dnes hlavně elektronicky. Pro společnosti je zároveň typické velké množství dodavatelů.

Společnost INFOMATIC ve svém portfoliu nabízí řešení, které pokryje celý proces zpracování faktur. Zahrnuje komponenty elektronické výměny dat s právním zabezpečením pomocí časového razítka a digitálního podpisu, procesní a schvalovací workflow, možnost integrace dodavatelů do zpracování pomocí dodavatelského portálu a samozřejmě snadnou integraci s ERP systémy. Nasazení, ať už celkového nebo jednotlivých částí, zmíněného systému umožňuje společnostem snížit čas oběhu dokumentu před finálním zpracováním, zlepšit řízení finančních prostředků a zároveň vylepšit vztahy s dodavateli.

• Faktury mohou být zpracovány na jednotlivých pobočkách společnosti nebo centrálně z různých vstupních formátů jako je papír, fax, e-mail, PDF, MS Excel, XML, EDI apod.)
• Faktury jsou následně automaticky roztříděny (faktura, dobropis atd.) a vytěženy o potřebné údaje z hlavičky faktury a jejích jednotlivých položek.
• Díky možnostem systému, s využitím automatických zpětných komunikačních kanálů, je možné neúplný doklad odeslat zpět k dodavateli spolu s výzvou k opravě. Významně se tak eliminuje čas strávený řešením problémů v účetním oddělení organizace.
• Pouze správné a kompletní faktury jsou předány do účetního systému pro finální zpracování.
• Systém nabízí možnost přímé interakce se systémem dodavatele prostřednictvím výměny takzvaných elektronických dat faktur, kdy prostřednictvím zabezpečené komunikace dochází k přenosu dat faktur bez nutnost tisku a následného vytěžování dat z faktur.
• Systémy nabízené společností INFOMATIC zajišťují přímou integraci s ERP systémy společností SAP nebo Oracle. Pro ostatní účetní a ERP systémy využíváme možností nasazeních schvalovacího procesu workflow mimo účetní systém a následné propojení dat.
• Řízení finanční hotovosti se stává snadnější díky poskytnutí nástroje, umožňujícího řídit a kontrolovat stav zpracování. Reportování umožňuje náhled na počet právě zpracovaných faktur, potřeb finančních prostředků pro objemy zpracovaných dokumentů, počet faktur před schválením, spotřebu finančních prostředků, produktivitu celého oddělení i jednotlivých zaměstnanců v účetním oddělením a mnoho dalšího.