Optimalizace a celkové zrychlení procesu zpracování objednávek, které do společnosti plynou - běžné poštovní služby, e-mail, fax, telefon nebo online portály - a nasazení systémů, umožňujících plně automatizované zpracování objednávek dává organizacím možnost snížit celkové náklady na zpracování až o 70% současných nákladů.

Hlavní přínosy řešení pro automatizaci zpracování objednávek

• Rychlejší zpracování objednávek
• Snadnější správa celkového procesu
• Omezení manuální práce spojené se zpracováním
• Snížení nákladů na zpracování objednávky
• Integrace s existujícími podnikovými systémy (jako je např. SAP)
• Proces plně ve shodě s potřebami následného auditu společnosti
• Automatické notifikace zákazníkovi již během klíčové fáze zpracování
• Více spokojených zákazníků

Popis řešení zpracování objednávek

Proces zpracování objednávek vyžaduje rychlé transakční operace a fungující spolupráci více oddělení - od skladu zboží přes doručovací služby až po účetní oddělení. Objednávky musí být včas identifikovány a expedovány, specifické objednávky musí být předány příslušným pracovníkům. Zároveň zákazníci požadují okamžitě zprávu, kdy byla jejich objednávka přijata, zpracována a předána k expedici.

Společnost INFOMATIC nabízí řešení, které dokáže zpracovat objednávky z různých vstupních míst v různých formátech, tyto objednávky pak automaticky zpracovat a posunout do podnikových aplikací pro finální vyřízení. Zároveň řešení poskytuje možnost okamžitých notifikací zákazníků. Notifikace vznikají automaticky již v průběhu zpracování objednávky. Výsledkem nasazení takového řešení je celkové urychlení procesu zpracování, větší přesnost dat a větší spokojenost zákazníků.

• Objednávky jsou okamžitě zpracovány, automaticky klasifikovány moderní technologií analýzy vzhledu a textu dokumentu, zkontrolovány a následně předány do konzistentního zpracování - bez ohledu na vstupní formát objednávky (papír, e-mail, MS Office, PDF, fax, příloha e-mailu, XML, EDI a pod.).
• Veškerá další zákaznická korespondence může být zpracována na základě čísla objednávky nebo jiných specifických pravidel pro danou společnost.
• Řešení nabízí velmi výkonný proces validace, v němž dojde k plnému rozpoznání a opravě dat ještě předtím než je objednávka zpracována. Proces validace, který může být plně propojen s datovými zdroji uvnitř organizace, napomáhá větší efektivitě celkového zpracování a navyšuje přesnost zpracovaných dat.
• Řešení zároveň nabízí automatizovaný proces trasování dokumentů na správné oddělení a zaměstnance a nedochází tak k cyklení procesů během zpracování a snížení celkového výkonu.
• Nabízená řešení zároveň kombinují zpracování informací s komunikačními možnostmi v rámci jedné platformy. Zákazníci tak mohou být po odeslání objednávky a následném zpracování okamžitě informováni o stavu zpracování a to prostřednictvím různých komunikačních kanálů jako je e-mail, SMS, fax a pod.
• Společnosti mohou nasazením výše uvedeného řešení zrychlit celkový proces obchodování a udržet spokojenost a loajalitu svých zákazníků.
• Softwarová platforma, použitá pro výše zmíněný proces, je snadno nastavitelná i na další procesy v organizaci jako je spisová služba, zpracování faktur, správa smluv a pod. Rozšířením této platformy na další procesy získává společnost větší standardizaci do obchodních procesů uvnitř organizace a dosahuje snadnější návratnost investice.