Správa dokumentů nebo také systém pro správu dokumentů a obsahu - Document Management System (DMS) nebo Electronic Content Management (ECM) - je systém určený ke správě elektronických dokumentů nebo zdigitalizovaných papírových dokumentů, např. dokumentů převedených do digitální podoby skenováním.

Jaký je hlavní přínos systému pro správu dokumentů a obsahu?

Příkladem může být porovnání s informačním systémem ERP (Enterprise Resource Planning), který podporuje uživatele především v oblasti účetnictví, personalistiky, případně logistiky. Tyto systémy pracují s tzv. strukturovanými daty. Veškeré potřebné informace se ukládají na určené místo v databázi a pro jejich zpracování se používají standardní databázové operace. Podle těchto údajů je pak možné velice efektivně vyhledávat, třídit, připravovat reporty a podobně. Typickým příkladem může být účetní doklad, personální data zaměstnance nebo karta materiálu ve skladu. Na rozdíl od těchto strukturovaných dat vzniká v podniku nebo organizaci množství dalších dat, obsahujících důležité informace, a přitom je nelze "vepsat do příslušných kolonek databáze". Nestrukturovaná data jsou v převážné většině data typu soubor a jsou vytvořena pomocí jiných (nedatabázových) aplikací.

Typickým příkladem jsou dokumenty napsané v textovém editoru, jako smlouvy, zápisy z porad, obchodní a technické podmínky, nebo různé excelové tabulky, či powerpointové prezentace. Také sem patří různé výkresy a modely (CAD aplikace), plány, ale i obrázky ve vektorovém či rastrovém formátu. Dále pak digitální fotografie nebo naskenované papírové dokumenty. S prudkým nástupem internetu a nových technologií přibyly informace z webových stránek, e-maily, ale také různé multimediální záznamy. Principiálně je sice možné i tato data technicky uložit v databázi, například segmentací binárního souboru z důvodu jednotnosti úložiště dat a následné archivace. Nicméně: podstatné je to, že data v této aplikaci primárně nevznikají a je značně omezena funkce jejich zpracování pomocí standardních databázových operací.

Podstatné jsou tedy zcela rozdílné možnosti správy těchto dat. Zatímco strukturovaná data zpracováváme v databázové aplikaci, umožňující značné možnosti pro jejich organizování a správu, nestrukturovaná data v převážné většině končí na úrovni soubor typu dokument v příslušné složce na disku počítače nebo serveru.

Integrace s ostatními informačními systémy ve společnosti

Důležitým aspektem správné volby systému pro správu dokumentů a obsahu je schopnost a úroveň integrace s ostatními informačními systémy, především pak s výše uvedenými systémy ERP. Tato vlastnost je pro organizaci rozhodujícím kritériem pro výběr konkrétního systému správy dokumentů. Proč tomu tak je? Každý dokument má nějaký vztah k jednomu či více objektům ERP systému, ať už je to například vztah naskenovaná dodavatelská faktura, došlá poštou a její obraz, tedy záznam v účetním systému, textový dokument obsahující smlouvu a obchodní partner v modulu odbytu nebo fotografie zaměstnance a elektronická osobní karta v modulu personalistiky. Je tedy zjevné, že nejjednodušší pro práci s dokumenty a přístup k nim je využití právě uvedeného ERP systému. Výhodou je jedno centrální místo, odkud jsou všechna data spravována. Nutným předpokladem je však implementovaný ERP systém, nejlépe integrovaného typu, kde se mohou naplno projevit všechny výhody on-line provázanosti objektů jednotlivých funkčních komponent.

Volba vhodného systému

Na samém začátku by si měl uživatel odpovědět na několik otázek:

• Potřebujeme řešit správu dokumentů pomocí informačních technologií?
• Co pozitivního přinese nasazení tohoto systému naší firmě?
• Jsme ochotni obětovat určitý čas a úsilí nezbytné pro úspěšnou implementaci?

Bez kladných odpovědí bychom neměli přistoupit k serióznímu výběru jakéhokoliv informačního systému, tedy i systémů DM/CM. Jestliže jsme si odpověděli ANO, měli bychom si hned na začátku ujasnit, jaké procesy chceme tímto řešením podporovat a stanovit si jejich priority. Tento krok je zcela zásadní pro úspěšnou implementaci a měl by se v konkrétní společnosti či organizaci rozhodně realizovat za součinnosti top managementu, zástupců odborných útvarů a pracovníků IT podpory. Všichni budou bezesporu uživateli řešení, ale každá skupina má poněkud jiné cíle a pro jejich naplnění očekává od informačního systému jiné funkce. Střední management a pracovníci odborných útvarů požadují převážně co nejširší funkcionalitu, především podle svých informací získaných z různých externích zdrojů. Na druhou stranu se naopak nezřídka stavějí k řešení negativně a cílem jejich snažení je zachovat současný stav, do něhož se promítá obava z nového, obtížně zvládnutelného nástroje. Často jim však uniká komplexní pohled, souvislosti a zasazení do celopodnikového řešení. Tam naopak dominuje zástupce top managementu, který pochopitelně preferuje procesní pohled v rámci celofiremních cílů. Pokud ovšem za sebe nedeleguje zástupce, většinou pracovníka útvaru podpory informačních technologií, vždyť jde přece o počítačové programy. Tento útvar má však zcela jiné preference. Těmi jsou, přes veškerou snahu a pochopení potřeby uživatelů, především bezproblémový chod IT technologické infrastruktury a aplikačního software, včetně zajištění bezpečnosti, zálohování a podobně. Z tohoto pohledu pak také IT pracovníci vyhodnocují nároky na systémovou integraci, která však často neodráží skutečné potřeby celé firmy, zaměřené na optimální podporu jejího core businessu.

Řešením těchto často protichůdných tendencí je již zmiňované vytyčení priorit procesů, které bude systém DMS podporovat, tedy nikoliv obecné možnosti systému. Optimální je, když dodavatel dokumentačního systému má pro konkrétní skupiny zákazníků připraveny odvětvové scénáře jejich procesů a odpovědi na typické otázky pro předimplementační analýzu. Je zjevné, že potřeby výrobního podniku, který ve svých vývojových útvarech zpracovává množství dokumentů značně rozdílného charakteru (výkresy, 3D CAD modely a sestavy, vědeckotechnické výpočty, multimediální montážní návody nebo technické podmínky provozu zařízení), budou zcela odlišné od požadavků organizace z oblasti veřejné správy, která potřebuje vyřešit evidenci a distribuci řádově vyššího množství denně přicházejících jednoduchých dokumentů pomocí spisové služby (SSL). Právě tak potřeby chemické nebo farmaceutické firmy na správu receptur a label management (mnohojazyčné varianty obalů a návodů k použití) se jistě liší od složitě se větvícího workflow schvalovacího procesu dokumentu typu smlouva ve společnosti, jež komunikuje s řádově desetitisíci zákazníky. Závažnou otázkou může být, zda zákazník upřednostňuje například výkonnost skenovací linky pro došlé papírové dokumenty s automatizovaným zařazováním dokumentů, nebo naopak úzkou integraci s robustním ERP systémem, kde velmi efektivním způsobem může využít provázanosti všech dat (strukturovaných i nestrukturovaných) v rámci celopodnikového řešení. Rozhodujícím kritériem může být také existující napojení na podnikový portál nebo požadavek každodenního zpracování a publikování informací na webu.

Typický systém pro správu dokumentů řeší následující problémy

Začleňování dokumentů

1. Vkládání souborů - zde stojí za zmínku možnost hromadného ukládání dokumentů, nebo přímé ukládání dokumentů z aplikací, které neumožňují realizovat přímý zápis do databáze (Active Folder, Database connection).
2. Metadata dokumentů a jejich revizí slouží k přidání dodatečné informace k dokumentu/revizi, která může a nemusí být součástí obsahu dokumentu. Obvykle je indexace využívána pro rychlejší vyhledání konkrétního dokumentu. Např. autor dokumentu je typický prvek indexačních metadat. Jedna ze součástí indexace je i kategorie. Při začleňování (vkládání) souborů do DMS systému je vhodné doplňovat popis (autor dokumentu, rešerše...). Je výhodné, pokud má systém schopnost autodetekce a samoučení - odvozování metadat z názvu souboru, atributů souboru.
3. Správa indexace umožňuje řídit, jaký popis budou dokumenty mít. Nejjednodušší systémy používají sadu předdefinovaných parametrů, pokročilejší systémy dovolují upravit metadata dokumentů/revizí pro celý systém, zatímco nejpokročilejší dovolují řídit indexaci až na úroveň složek a dokonce jednotlivých dokumentů.

Správa verzí dokumentů

1. Automatické přidělování identifikátorů dokumentům a jejich revizím přináší jistotu, že dokumentu a jeho revizi bude přiděleno číslo ze správné řady a že toto číslo bude v rámci systému (nebo složky) jednoznačné.
2. Verzování verze/revize slouží pro odlišení různých stavů, ve kterých se dokument během svého života nacházel. Ideální je, pokud rozdíly ve verzích dokumentů systém uchovává pouze jako binární změnu souboru a soubor umí zrekonstruovat do požadovaného funkčního stavu.

Dostupnost dokumentace díky centralizovanému přístupu

1. Dokumenty jsou poskytovány z jediného centrálního zdroje (distribuovaného, či replikovaného), kde jsou vždy aktuální.
2. Centralizace vede ke snížení redundance dat, protože je není potřeba vyměňovat mezi uživateli, stačí je jenom vložit do centra a poskytnout odkaz na místo, kde se nacházejí.

Zpětné dohledání dokumentů a obsahu

1. Dohledatelnost slouží k vyhledávání informací jiným způsobem, než jakým byl dokument uložen. Vyhledávaní by mělo být možné nejen v metadatech, ale také přímo v uložených dokumentech, pokud poskytují fulltextový index. Principem je, aby správa dokumentů byla schopna vytěžit fulltextový index a začlenit do svého vyhledávání. Z hlediska uživatelů je vhodné, aby šlo definovat kaskádovité podmínky vyhledávání (hledat ve vyhledaném), nebo omezit prohledávání jenom určitých polí (např. pole Autor).
2. Kategorizace slouží k interaktivnímu zobrazování dokumentů podle kategorií. Kategorie by mělo být možné organizovat do hierarchických struktur (větví), kde nadřazená kategorie automaticky zahrnuje své podřízené.

Přístupová práva

1. Přístupová práva slouží k omezení přístupu neautorizovaných uživatelů k datům systému. Systém dokáže řídit přístup k jednotlivým složkám, k jednotlivým dokumentům, nebo dokonce i k jednotlivým položkám popisu.

Elektronická archivace a workflow má logickou návaznost na systémy pro správu informací a obsahu

Archivace obvykle řeší problémy typu: Co s plným diskem? Jak zálohovat? Důležitou otázkou je, jak vyexportuji veškeré dokumenty ven, např. do adresářové struktury? Jak je přenesu do jiného systému? Více informací naleznete v sekci „Elektronický archiv dokumentů“

Workflow nebo-li "tok dokumentů" v systémech pro správu dokumentů podporuje procesy oběhu dokumentace. Obvykle umožňuje uživatelům vidět pohromadě "Dokumenty k vyřízení". Managementu pak většinou poskytuje nástroje pro sledování dokumentu v rámci procesu, např. umí dávat odpovědi na otázky "Které dokumenty jsou připraveny ke schválení déle než měsíc a stále ještě schváleny nebyly?". Více informací naleznete v sekci „Workflow a elektronický oběh dokumentů“