Nabízené řešení přináší velmi výkonné funkce pro klasifikaci a třídění dokumentů v jakémkoliv procesu jejich dávkového zpracování. Všechny kategorie dokumentů, tedy strukturované (např. formulář), polostrukturované (např. faktura) ale i nestrukturované (např. zákaznická dokumentace) mohou být zpracovány s velkou mírou přesnosti. Řešení vám poskytne možnost klasifikovat veškerou příchozí poštu a založit tyto dokumenty do elektronických adresářů v systému pro správu dokumentů.

Celkové řešení je postaveno na unikátní technologii, umožňující tomuto systému velmi snadné zavedení na daný typ dokumentů zákazníka a zároveň poskytující vlastní automatické učení v průběhu zpracování při příjmu nových typů dokumentů, bez nutnosti odstávek a složitých zásahů administrátorem. Řešení je snadno implementovatelné do celkové studie správy a archivace dokumentů v organizaci zákazníka.

Základní výhody řešení automatické klasifikace a třídění dokumentů:

• Snížení provozních nákladů
• Rychlejší zpracování dat díky odstranění zdlouhavého třídění jednotlivými pracovníky
• Menší chybovost při zpracování
• Snížená nutnost manipulace s papírovými dokumenty – Odstranění papírových dokumentů díky včasnému naskenování vede k nižší možnosti ztráty nebo špatného založení dokumentů
• Vhodnější využití lidských zdrojů – Kvalifikovaní pracovníci se mohou soustředit na činnost s větší přidanou hodnotou než je třídění dokumentů na podatelně

Příklady použití řešení

Automatizace workflow – Dokumenty jsou automaticky klasifikovány přímo v oddělení zpracování příchozí pošty, ať už se jedná o podatelnu nebo recepci společnosti. Dokumenty jsou následně elektronicky odeslány pomocí předem definovaného pracovního postupu pro další zpracování.

Skenování papírových archivů – Řešení automaticky roztřídí veškeré dokumenty do elektronických kategorií, které mohou být následně na úrovni dokumentu nebo výše na úrovni kategorie indexovány pro další použití v DMS systému pro zprávu dokumentů nebo v běžném produktu pro archivaci elektronických obrazů.

Základní vlastnosti produktů umožňujících automatizaci klasifikace:

• Hybridní klasifikace – Na základě obsahu (text) a vzhledu (topografie)
• Technologie „učení ze vzorů“ pro snadné nastavení mnoha dokumentových typů
• Pravidla pro maximální přesnost při velmi velkém množství dokumentových typů
• Automatické seskupování dokumentů
• Hierarchické třídění dokumentů
• Automatická separace dokumentů bez nutnosti využití čárových kódů