Distribuované zpracování na vzdálených pobočkách organizace automaticky přenáší dokumenty do centrály na další zpracování a následnou archivaci. Jedná se o proces, při kterém jsou dokumenty skenovány na odloučených pracovištích a digitální obrazy jsou následně přes zabezpečené připojení (Internet, WAN) přenesené na další zpracování. Tento proces eliminuje náklady na transport dokumentů z místa na místo a zároveň šetří náklady na případné doprovodné infrastruktuře.

Centralizované nebo distribuované zpracování dokumentů

Většina instalací elektronického zpracování dokumentů je navržena buď pro centralizované nebo pro distribuované operace. Výběr závisí na konkrétní aplikaci a většina aplikací přirozeně vede k jednomu nebo ke druhému přístupu.

Například aplikace pro registraci pojistných smluv je obvykle nakonfigurována pro centralizované skenování a zpracování. Jelikož všechny pojistné smlouvy přicházejí na jedno místo, je rozumné je skenovat v centrální podatelně.

Na druhou stranu, zpracování hypotečních úvěrů je příkladem aplikace, jíž lépe vyhovuje distribuované zpracování. Dokumenty k hypoteční půjčce obvykle vznikají na bankovních pobočkách, takže je rozumné dokumenty skenovat lokálně na každé pobočce a pouze naskenované obrazy odesílat do centrálního bankovního systému za účelem schválení a zpracování.

Ze zkušenosti vyplývá, že je lepší provádět skenovaní na místě, kde dokument vzniká. Pokud však se ve kterékoli chvíli procesu zpracování dokumenty shromažďují na jediném místě, bývá efektivnější centralizované skenování. Když však dokumenty vznikají v terénu a není důvod zasílat listinu fyzicky na centrální pracoviště, bývá distribuované skenování obvykle rychlejší a efektivnější.

Tři alternativy

Existují tři základní alternativy pro elektronické zpracování papírových dokumentů a dat ze vzdálených míst:

1. Historicky nejběžnější metodou řízení odloučených pracovišť je převoz papírových dokumentů na centrální pracoviště k naskenování. Nicméně díky nákladům na přepravu jde o příliš drahé řešení. Zcela zásadním problémem je případná ztráta důležitých obchodních dokumentů na cestě mezi odesílatelem a příjemcem. Jedna velká finanční společnost oznámila, že ztrácela až 25% všech nových účetních dokumentů cestou z poboček ke skenování a zpracování do ústředí firmy. Měli podezření, že ke většině ztrát dochází na jejich podatelně - nebo mezi podatelnou a zamýšlenými příjemci - a nikoli během přepravy. Jakmile přešli na systém, v němž byly nové účetní dokumenty naskenovány na pracovišti, kde byly pořízeny, ztráty dokumentů poklesly téměř k nule.
   Dokonce i tehdy, když dokumenty na místo určení dorazí, jde o pomalý proces. Společnosti zjišťují, že obvyklá doba, než začne být dokument přístupný online, je v případě jeho převážení ke skenování tři až šest dnů. Posílání dokumentů pochopitelně vyžaduje fyzickou manipulaci, kterou provádí mnoho lidí, což ohrožuje bezpečnost citlivých údajů o zákaznících nebo o firmě.
2. Příbuzná metoda spočívá ve skenování dokumentů na odloučených pracovištích na CD. Odstraňuje sice posílání papírových dokumentů, ale je stejně pomalá, pořád zde hrozí ztráta a bezpečnost je malá.
3. Z pracovišť s malým objemem zpracovávaných dokumentů je možné dokumenty zasílat faxem do ústředí a poté je importovat do aplikace elektronického zpracování, je-li to možné. Nicméně tento systém produkuje obrazy nízké kvality, které jsou na obrazovce špatně čitelné, což ohrožuje původní účel skenování: rychlý, spolehlivý online přístup k dokumentům. Špatná kvalita rovněž vylučuje použití OCR, rozpoznávání rukou psaného textu (ICR) a dalších automatizovaných nástrojů indexování a elektronického zpracování dat a omezuje indexování dokumentů či zpracování formulářů na pomalý, nákladný manuální proces, který je navíc náchylný k chybám. Poplatky za dálkové telefonní spojení mohou být v těchto případech rovněž nezanedbatelné.

Produkty firmy Kofax pro distribuované zpracování dokumentů

Rodina produktů pro distribuované zpracování dokumentů pod značkou Kofax® - Kofax Capture Network Server - byla navržena s vědomím, že je třeba řešit všechny zde nastíněné problémy. Kofax umožňuje elektronické zpracování dokumentů a dat na místě a v čase, kde a kdy vstupují do organizace, indexuje a verifikuje je lokálně nebo kdekoli jinde na světě a poté je uvolňuje do jednoho nebo i do více systémů, které s dokumenty dále pracují a umožňují jejich online vyhledávání a třídění (Enterprise Document Management nebo Enterprise Content Management). Takový distribuovaný proces odstraňuje náklady na dopravu dokumentů, zkracuje dobu potřebnou ke zpracování a zpřístupňuje dokument online nikoli během několika dnů, nýbrž již během několika minut. Posiluje také bezpečnost dokumentů během zpracování.