Dávkové zpracování dokumentů je pro velké společnosti důležitým procesem k urychlení zpracování velkého množství dat. Společnosti pracují s velkým počtem dokumentů, které potřebují rychle zpracovat a na základě vytěžených dat reagovat na přání zákazníků. Typickým procesem může být zpracování pojistných událostí, kdy zákaznický servis potřebuje co nejrychleji reagovat na dotazy zákazníků o stavu zpracování jejich požadavku. Základním prvkem dávkového zpracování dokumentů je hromadné naskenování papírových dokumentů nebo zpracování elektronických dokumentů, které do společnosti plynou z různých komunikačních kanálů. Je nutné nasadit řešení, které je schopné zpracovat dokumenty ihned po obdržení.

Dávka dokumentů = dokument = strany/listy dokumentu

Dávkové zpracování dokumentů obvykle řeší následující problémy:

• Zpracování veškerých dokumentů z různých kanálů (Email, Fax, Papír)
• Separace dokumentů
• Indexace dokumentů
• Výstup obrazů a metadat do navazujícího systému pro správu dokumentů a obsahu

Jak lze dosáhnout řešení těchto problémů?

Jednotná softwarová platforma připravená na různé vstupní formáty

• Papírové dokumenty
• E-mail
• Fax
• Elektronické data
• EDI

Separace dokumentů

• Čárové kódy
• Separační list
• Patch kód
• Pevný počet stran
• Separace dle obsahu pro velké řešení nestrukturované došlé pošty

Indexace dokumentů

• Dle obsahu čárového kódu
• Vytěžením dat ze samotného dokumentu
• Vytvořením dávkových polí pro hromadnou indexaci

Výstup obrazů a metadat do navazujícího systému pro správu dokumentů a obsahu

• Softwarové řešení obsahuje mnoho výstupních konektorů pro přední světové výrobce DMS řešení
• Softwarové řešení umožňuje vytvoření specifických konektorů pro specifické aplikace
• Výstupní formáty vyhovují ISO normám pro dlouhodobou archivaci

Společnost INFOMATIC dodává řešení společnosti Kofax pro dávkové zpracování dokumentů. Tato řešení jsou nasazená u zákazníků po celém světě, ale i v České republice nalezneme referenční zákazníky, kteří zpracovávají až 60 000 dokumentů denně! Zároveň jsou poskytovaná řešení připravena pracovat s nejvyšší možnou škálou vysokokapacitních dokumentových skenerů. Více informací o skenerech naleznete v sekci Hardware.

Pro dávkové zpracování dokumentů doporučujeme použít systém pro automatickou optimalizaci obrazu - Kofax Virtual ReScan (VRS). VRS zajišťuje v čase skenování vícebodovou kontrolu dokumentu. Průběžně kontroluje a nastavuje správné vyrovnání dokumentu, jas, kontrast - tedy celkovou kvalitu dokumentu tak, aby jakékoliv nesrovnalosti byly hned opraveny a výsledné zobrazení bylo pro následné zpracování (OCR/ICR/OMR) nebo dlouhodobou archivaci co nejkvalitnější.