Zpracování faktur a automatizace finančních procesů je jedním z nejdůležitějších procesů, přinášejících společnostem významné urychlení obchodních transakcí při celkovém snížení nákladů. Řešení pro zpracování faktur zahrnují celkový proces od vstupu faktury do společnosti po proces schválení a finální platby účetního dokladu.

Během nezávislé studie, která probíhala v různých společnostech po celé Evropě, se při rozhovorech s finančními manažery společností došlo k následujícím závěrům ohledně hlavních priorit a strategických úkolů pro posílení procesu celkového zpracování ve finančním oddělení:

Společnost INFOMATIC ve svém portfoliu nabízí řešení, které pokryje celý proces zpracování faktur. Zahrnuje komponenty elektronické výměny dat s právním zabezpečením pomocí časového razítka a digitálního podpisu, procesní a schvalovací workflow, možnost integrace dodavatelů do zpracování pomocí dodavatelského portálu a samozřejmě snadnou integraci s ERP systémy. Nasazení, ať už celkového nebo jednotlivých částí, zmíněného systému umožňuje společnostem snížit čas oběhu dokumentu před finálním zpracováním, zlepšit řízení finančních prostředků a zároveň vylepšit vztahy s dodavateli.

Společnosti musí každodenně zpracovávat obrovské množství faktur. Tyto faktury zároveň přicházejí v různých formátech jako je fax, papír (tištěná, ale občas i ručně psaná forma) a pochopitelně dnes hlavně elektronicky. Pro některé společnosti je zároveň typické velké množství dodavatelů.

• Faktury mohou být zpracovány na jednotlivých pobočkách společnosti nebo centrálně z různých vstupních formátů jako je papír, fax, e-mail, PDF, MS Excel, XML, EDI apod.).
• Faktury jsou následně automaticky roztříděny (faktura, dobropis atd.) a vytěženy o potřebné údaje z hlavičky faktury a jejích jednotlivých položek.
• Díky možnostem systému, s využitím automatických zpětných komunikačních kanálů, je možné neúplný doklad odeslat zpět k dodavateli spolu s výzvou k opravě. Významně se tak eliminuje čas strávený řešením problémů v účetním oddělení organizace.
• Pouze správné a kompletní faktury jsou předány do účetního systému pro finální zpracování.
• Systém nabízí možnost přímé interakce se systémem dodavatele prostřednictvím výměny takzvaných elektronických dat faktur, kdy prostřednictvím zabezpečené komunikace dochází k přenosu dat faktur bez nutnosti tisku a následného vytěžování dat z faktur.
• Schvalovací procesy využívají přednastavené úkony využité u tisíců zákazníků výrobce softwaru. Systém tak poskytuje značnou výhodu při samotné implementaci produktu. Pomocí takto nastavených procesů je možné faktury zkontrolovat, zaúčtovat, schválit a proplatit dle předem jasně stanovených pravidel. Zároveň systém poskytuje efektivní způsob jak řešit shodu mezi objednaným zbožím a fakturovaným, případně trojitou kontrolu včetně porovnání o proti dodacímu listu. Jednoduchým způsobem je možné provádět aktualizaci databáze dodavatelů díky online propojení s každodenním zpracováním dodavatelských faktur.
• Systémy nabízené společností INFOMATIC nabízejí přímou integraci s ERP systémy společností SAP nebo Oracle. Pro ostatní účetní a ERP systémy využíváme možností nasazeních schvalovacího procesu workflow mimo účetní systém a následné propojení dat.
• Řízení finanční hotovosti se stává snadnější díky poskytnutí nástroje, umožňujícího řídit a kontrolovat stav zpracování. Reportování umožňuje náhled na počet právě zpracovaných faktur, potřeb finančních prostředků pro objemy zpracovaných dokumentů, počet faktur před schválením, spotřebu finančních prostředků, produktivitu celého oddělení i jednotlivých zaměstnanců v účetním oddělením a mnoho dalšího.