Jak definovat pojem dokumentový skener? Většina lidí se již se skenerem setkala. Buď skutečně přímo se skenerem nebo s multifunkčním zařízením, které je schopné tisknout, kopírovat a skenovat. Dokumentový skener se od toho klasického příliš neliší. Je vybaven kamerou, nebo-li čtecím zařízením, které převádí obraz skenovaného dokumentu do digitální podoby. Ta je ve formě rastrového souboru uložena na disk připojeného počítače, čímž vznikne digitální podoba dokumentu. V čem je tedy tak zásadní rozdíl v tom, že o některých skenerech říkáme, že jsou dokumentové? Je to nejen v robustnosti konstrukce, ale hlavně v jejich spolehlivosti. Konstrukce dokumentových skenerů totiž zaručuje spolehlivé skenování velkého množství dokumentů, aniž by došlo k poruše skeneru.

Dokumentové skenery jsou, až na malé výjimky, vyráběny jako oboustranné a jsou vybavené automatickým podavačem dokumentů. To znamená, že na jeden průchod skenerem jsou naskenovány obě strany dokumentu a skener si jednotlivé dokumenty automaticky podává. Dokumentové skenery lze rozdělit do tří kategorií. Kategorie Desktop je nejnižší kategorií dokumentových skenerů. Tato zařízení se vyznačují malým denním výkonem a nízkou rychlostí skenování. Výhodná je u těchto zařízení snad jen nízká cena. V druhé kategorii Workgroup naleznete skenery, jejichž denní výkon dosahuje 10 000 dokumentů, tedy s velice slušnou rychlost skenování. Cena takových skenerů se pohybuje řádově od 100 000 do 400 000 korun. Do třetí kategorie Production patří skenery se špičkovým výkonem. Jejich denní výkon se pohybuje řádově od 20 000 dokumentů a rychlost skenování u některých špičkových modelů přesahuje i 150 stran za minutu. Cena těchto skenerů se pohybuje řádově od 500 000 korun.

Jak vybrat ten správný dokumentový skener?

1. Nejprve odhadněte celkové množství skenovaných dokumentů. I když si myslíte, že je váš odhad přesný, pro jistotu připočítejte 15% rezervu.
2. V souvislosti s vašimi termíny spočítejte, kolik dokumentů budete muset skenovat denně.
3. Ujasněte si, v kolika směnném provozu budete pracovat. Optimální je dokumentové skenery využívat minimálně 12 hodin denně. Velice výhodné je i zavedení dvousměnného provozu.
4. Na základě denního množství dokumentů a počtu provozních hodin jste schopni stanovit konkrétní množství skenovaných stran za minutu.
5. Na základě tohoto čísla již můžete vytipovat příslušné dokumentové skenery vyhovující vašim podmínkám.
6. Při volbě správného dokumentového skeneru je vhodné se řídit zásadou „dva jsou více než jeden“. Zkuste se zamyslet nad tím, zda není pro vaše podmínky vhodnější vybrat raději dva méně výkonné skenery než jeden výkonný. U každého zařízení se totiž může vyskytnout porucha nebo závada. Pokud máte jen jeden skener, je provoz vašeho pracoviště zastaven do odstranění závady. Pokud máte ale skenery dva, druhý je funkční a vy můžete alespoň na poloviční výkon pracovat.
7. Při výběru skeneru dbejte také na zajištění záruční a pozáruční podpory. Většina dodavatelů je schopna pro své zákazníky připravit takové záruční a pozáruční podmínky, které plně vyhovují jejich podmínkám a jejich rutinnímu provozu. Definovat přesně, jak by měla taková podpora vypadat, je značně ošidné, protože každý projekt skenování je specifický a pro každý je potřeba jiný druh podpory. Většina dokumentových skenerů na českém trhu jsou kvalitní zařízení. V čem je však zásadní rozdíl, je právě úroveň pozáruční podpory.